Procès-verbal d'assemblée générale d'association

📋 Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale d’une association ?

Assemblée générale ordinaire et assemblée générale extraordinaire d’une association

Une association a l’obligation de tenir une fois par an, une assemblée générale ordinaire (AGO) pour approuver les comptes, fixer le montant des cotisations, etc. L’association doit également tenir une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour les modifications importantes, comme la dissolution de l’association ou le déménagement du siège social. Dans les deux cas, il est recommandé de retracer les décisions prises dans un PV d’assemblée générale. C’est même obligatoire, dans les situations suivantes :

• pour une association soumise à l’impôt sur les sociétés,
• pour une association reconnue d’utilité publique,‍
• pour une association ayant recours à l’emprunt,

si les statuts de l’association le prévoient.

L’utilité du PV d’assemblée générale pour une association

Le PV d’assemblée générale permet à l’association d’établir sa ligne de conduite, d’anticiper ses besoins et de communiquer avec ses membres et avec les tiers (banques, pouvoirs publics en cas de demande de subvention…). De plus, le procès-verbal d’AG a la valeur d’une preuve. Cette preuve est relative, si le PV est rédigé par un membre de l’association. Il est alors possible d’apporter la preuve contraire. En revanche, le PV devient une preuve irréfragable, s’il est rédigé par un officier ministériel. Le contenu du procès. verbal ne peut alors être contesté.

Les statuts désignent en principe la personne en charge de la rédaction des procès-verbaux. À défaut, le secrétaire de l’association se charge le plus souvent de cette formalité.

✍️ Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale d’une association ?

Numérotation des feuilles et archivage du PV de l’assemblée générale de l’association

Afin de certifier qu’aucune page n’est manquante, les feuilles du procès-verbal de l’assemblée générale de l’association doivent être numérotées, par exemple 1/4, 2/4, 3/4, 4/4. Le PV une fois signé est à archiver.

Le contenu du procès verbal de l’AG de l’association

Le procès-verbal de l’assemblée générale pour une association mentionne :

• l’identité de l’association (sa dénomination et son siège social),
• la date, l’heure et le lieu de l’AG,
• l’organe effectuant la délibération (assemblée générale ordinaire ou assemblée générale extraordinaire, bureau, conseil d’administration…),
• le mode de convocation à l’AG et la date d’envoi des convocations,
• l’identité du président de réunion,
• l’ordre du jour,
• l’identité et la qualité des membres présents ou représentés (exemple, M.X trésorier), à reprendre dans la feuille de présence annexée au PV,
• la liste des documents remis avant ou en cours de séance,
• le récapitulatif des interventions,
• les résolutions soumises à approbation de l’AG,
• les résolutions adoptées avec mention des votes pour, contre et des abstentions,
• l’identité et la qualité des signataires du procès-verbal.

Pour une association reconnue d’utilité publique, la signature du Président de l’association et du secrétaire est obligatoire.

Les pièces à joindre au PV de l’AG de l’association

Aux procès-verbaux des assemblées générales des associations sont jointes les pièces suivantes :

• ‍la convocation de la réunion avec l’ordre du jour détaillé,
• l’identité des membres convoqués,
• les procurations des membres représentés,‍
• la feuille d’émargement signée,
• les documents étudiés lors de l’assemblée générale, tels le rapport moral et le rapport financier

📄 Exemple procès-verbal de l’assemblée générale d’une association

Voici un exemple de procès-verbal d’une AG d’association à adapter, selon vos besoins :

ASSOCIATION [Nom de l'association – adresse du siège social]

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Date : [Date de l'assemblée] Lieu : [Lieu de l'assemblée]

L’assemblée est présidée par M… en sa qualité de … .

Le secrétariat est assuré par M… ;

Le président constate que (tous les ) (… des) membres (sur …) sont présents ou représentés ; le nombre total de voix est ainsi de … .

Présents :

·         [Nom et fonction]

·         [Nom et fonction]

·         [Nom et fonction]

·         ...

Excusés :

·         [Nom et fonction]

·         ...

Monsieur le Président déclare alors que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.

Puis, le président rappelle que l’ordre du jour de la présente réunion est le suivant :

Ordre du jour :

1.      Ouverture de l'assemblée

2.      Présentation et approbation du rapport moral

3.      Présentation et approbation du rapport financier

4.      Élection des membres du bureau

5.      Questions diverses

6.      Clôture de l'assemblée

1. Ouverture de l'assemblée La séance est ouverte à [heure] par [Nom du président], président de l'association, qui remercie les membres présents et expose l'ordre du jour.

2. Présentation et approbation du rapport moral [Nom du rapporteur] présente le rapport moral de l'année écoulée. Après discussion, le rapport est soumis au vote et adopté à l'unanimité / à la majorité.

3. Présentation et approbation du rapport financier [Nom du trésorier] présente le rapport financier de l'année écoulée. Après discussion, le rapport est soumis au vote et adopté à l'unanimité / à la majorité.

4. Élection des membres du bureau Les candidatures aux postes de membres du bureau sont présentées. Les candidats sont :

·         Président : [Nom]

·         Vice-président : [Nom]

·         Secrétaire : [Nom]

·         Trésorier : [Nom] Les membres sont élus à l'unanimité / à la majorité.

5. Questions diverses [Résumé des questions diverses abordées et des réponses apportées.]

6. Clôture de l'assemblée Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour et personne ne demandant plus la parole. La séance est levée à [heure] par [Nom du président].

Signature : [Nom du président] [Nom du secrétaire]

📝 Modèle PV d’AG d’une association en PDF

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